Membangun dan menumbuhkan motivasi

Meraih posisi puncak atau memperoleh sesuatu yang sangat diinginkan tentu bukanlah hal mudah. Dibutuhkan motivasi dan kemauan yang kuat untuk selalu bangkit setiap kali terjatuh. Tapi, bagaimana menumbuhkan motivasi ?

Andai saja Walt Disney tidak dipecat oleh seorang editor surat kabar karena dianggap kekurangan ide dan beberapa kali jatuh bangkrut, mungkin tak ada wahana permainan canggih Disneyland yang luar biasa. Begitu juga jika Henry Ford tak jatuh bangkrut berkali-kali, ia mungkin tak akan meraih sukses di bisnis otomotif.

Kisah sukses para tokoh bisnis terkemuka memang kaya warna. Mereka berhasil membangun kerajaan bisnisnya karena dilandasi motivasi yang tinggi. Kegagalan dan kekurangan justru mereka jadikan pelajaran untuk meraih sukses. Winston Churcill pernah tidak naik kelas dan baru menjadi Perdana Menteri Inggris pada umur 62 tahun setelah banyak mengalami kegagalan dalam hidupnya. Thomas Alfa Edison sering direndahkan oleh gurunya karena dianggap terlalu bodoh untuk mempelajari apa pun.

Apa yang Anda lakukan jika Anda seorang pemalu dan (maaf) gagap, lalu ditawari pekerjaan sebagai resepsionis ? Banyak diantara Anda yang mungkin akan menganggap pekerjaan itu tidak sesuai karena seorang resepsionis mesti memiliki rasa percaya diri yang tinggi serta bisa berkomunikasi secara lancar. Tapi bagi Ida Kuraeny yang mengalami hambatan seperti itu, peluang tersebut justru dijadikan kesempatan.

Dengan kemauan yang keras untuk mengalahkan kelemahan dirinya itu, perlahan-lahan Ida bisa mengubah kekurangan tadi menjadi energi yang sangat besar untuk meraih mimpinya sebagai seorang professional sukses. Pekerjaan resepsionis di sebuah perusahaan di Jakarta, ia jadikan sebagai sarana menempa diri sekaligus menjalin relasi.

Kini Ida adalah Ratu Asuransi Indonesia. Dengan bekal pendidikan Sekolah Menengah Kejuruan plus beberapa pelatihan dan program ekstensi, Ida yang meniti karir di Sequise Life, berhasil mewujudkan mimpinya. Sejak tahun 1997 hingga 2001 lalu, ia selalu masuk kualifikasi MDRT (Million Dollar Round Table).

Tahun 1999 ia mencapai posisi Top of the Table, sebuah posisi prestisius di antara para anggota MDRT lainnya. Tahun 1998, ia meraih penghargaan sebagai Top Agent of the Year. Dan tahun 2000 dan 2003 ia meraih Top Agent Award versi Dewan Asuransi Indonesia (DAI) kategori Best Senior Productive Producer. Setiap tahun ia berhasil menjual premi rata-rata di atas 500 juta rupiah.

Dengan kepiawaiannya di bidang asuransi yang ditimbanya dari pengalaman, Ida yang kini memimpin Ikatan Agen Asuransi Indonesia (IAAI) telah memiliki lembaga konsultan marketing bernama Ida Kuraeny & Associates yang berkantor di lt.37 Wisma GKBI, Jl. Jend. Sudirman, Jakarta. Sebuah lembaga yang memberikan pelayanan public speaking bidang asuransi, marketing, customer service, dan management skills. Dengan lembaga itu, Ida ingin supaya ketika orang bicara asuransi, mereka ingat namanya.

Kepada Human Capital usai menjadi motivator speaker di Jakarta beberapa waktu yang lalu, Ida mengungkapkan bahwa keberhasilannya kini tidak terjadi secara instant, melainkan melalui proses panjang yang dibangun setiap hari. Salah satu kuncinya, kata Ida, adalah berpikir positif.

“Berpikir positif sangatlah perlu. Ini akan membantu kita menjadi pribadi yang optimis,” katanya. Ia mencontohkan, jika dulu ia berkutat pada kelemahan dirinya, tentu ia tidak akan meraih sukses seperti sekarang. Sebab, yang dibayangkan setiap hari adalah kekurangannya.

“Padahal, tiap-tiap orang punya potensi yang bisa dikembangkan,” katanya.

Andreas Harefa, motivator trainer yang sangat produktif menulis buku, menegaskan bahwa cita-cita atau tujuan hidup ini hanya bisa diraih jika seseorang memiliki motivasi yang kuat dalam dirinya. Tanpa motivasi apa pun, sulit sekali seseorang dapat menggapai apa yang dicita-citakan. Tapi tak dapat dipungkiri, membangun motivasi di dalam diri sendiri bukanlah pekerjaan yang mudah. Bahkan, banyak yang tidak tahu pasti, bagaimana cara membangun motivasi di dalam diri sendiri.

Bagi seorang pekerja, tantangan untuk membangun motivasi menjadi lebih besar lagi lantaran mereka banyak dipengaruhi oleh lingkungan sekitarnya : teman sekerja, atasan, dan aturan perusahaan. James Gwee James dari Academia Education & Training yang berbasis di Singapura mengungkapkan, cara memberikan motivasi kepada karyawan adalah dengan memberikan kebebasan. “Makin seorang karyawan diberi kebebasan, maka ia makin berkembang. Justru jika seseorang yang memiliki motivasi tinggi, kemudian dikontrol ketat justru akan menurunkan motivasinya bekerja,” katanya.

Pengembangan motivasi bagi karyawan, menurut James sangat penting karena di lingkungan kantor ada beberapa orang yang hanya sekadarnya saja bekerja. Karena itu, tugas seorang manajer membimbing dan memberitahu kepada karyawan yang bekerja sekadarnya saja ini. “Seorang konduktor harus berani membuang salah seorang pemain musik yang tidak punya motivasi dan tidak professional. Ini untuk membangun moral kerja karyawan,” katanya.

Menjaga Keseimbangan Jiwa

Seringkali kita mendengar bahwa tingkat produktivitas karyawan banyak dipengaruhi oleh kehidupan yang seimbang. Artinya bila karyawan mempunyai kegiatan kantor dalam porsi yang seimbang dengan kehidupan pribadinya, maka diharapkan mereka dapat memberikan kontribusi kinerja yang sangat tinggi.

Perusahaan-perusahaan harus mempertimbangkan bahwa karyawan adalah aset nomor satu yang harus disempurnakan dari waktu ke waktu. Sebagai salah satu tolok ukur keberhasilan perusahaan disarnping nilai penjualan misalnya, maka tingkat keseimbangan antara pekerjaan dan waktu pribadi bisa mempengaruhi tinggi rendahnya berhentinya karyawan (attrition rate ).

Perusahaan semestinya memperhatikan hal ini dan ada berbagai cara yang bisa dilakukan, antara lain dengan menyelenggarakan berbagai program untuk karyawan. Sebelumnya harus dianalisa dari sudut mana masalah ini akan dikelola.

Beberapa kemungkinan pendekatan yang paling sesuai dengan masalah yang dihadapi karyawan sehari-hari antara lain: kesehatan, beban kerja, kualitas hubungan antara manusia, Work Style Marilah coba kita bahas satu persatu dan bagaimana elemen-elemen diatas berhubungan dengan kualitas kerja karyawan.

Kesehatan

Dalam dunia bisnis yang semakin hari semakin memberikan tekanan yang tinggi, maka kesehatan karyawan sangat penting. Baik kesehatan fisik maupun kesehatan emosional. Seorang karyawan yang sangat sadar dengan kesehatan mereka, apabila diteliti akan produktivitas yang lebih baik dibandingkan dengan mereka yang acuh kepada kesehatan.

Sebagai ilustrasi, seorang karyawan yang sadar akan nutrisi yang sehat, berolah raga secara teratur, pandai membagi waktu, pandai mengelola stres, pandai bergaul akan menghasilkan,seorang karyawan yang handal. Sebaliknya seorang karyawan yang menderita kelelahan fisik karena kurang berolah raga, kurang pandai membagi waktu antara kerja dan lingkup sosial, besar kemungkinan ia akan menemui berbagai kendala dalam bekerja.

Analisa kondisi kesehatan karyawan bisa dimulai dengan menganalisa keluhan penyakit yang sering diderita karyawan. Ini bisa dimulai dari klaim medis yang datanya bisa didapat di departemen HRD. Dari sana bisa dianalisis apakah sebagian karyawan sering menderita flu misalnya, atau tekanan darah tinggi, atau penyakit yang lain. Setelah dianalisis keluhan terbanyak karyawan kemudian bisa dibuatkan program untuk penanggulangan atau antisipasi. Contoh-contoh program yang bisa dibuat misalnya edukasi mengenai masalah kesehatan dengan memanggil dokter spesialis yang bisa memberikan presentasi mengenai nutrisi yang sehat. Diet yang baik dan olah raga yang harus dilakukan oleh pekerja dengan tingkat stress yang tinggi. Bisa juga mengundang seorang psikolog yang akan menerangkan bagaimana karyawan bisa mengelola stress di tempat kerja.

Secara periodik (misalnya 3 bulan sekali), karyawan diberikan nutrisi sehat seperti buah-buahan sambil diberikan artikel singkat tentang manfaat buah bagi kesehatan. Memberikan tawaran untuk menjadi membersebuah club fitness (optional) dengan subsidi dari perusahaan. Menyelenggarakan employee gathering di luar gedung, misalnya dengan mengadakan tea walk yang diikuti dengan permainan yang sehat. Acara ini juga bisa digunakan sebagai reward untuk kerja keras karyawan dalam setahun.

Children party, umum dilakukan perusahaan besar untuk memberikan kesempatan keluarge karyawan mendapat hiburan segar. Hal yang umum dilakukan juga semacam Family day. Children-@work, acara ini bisa diselenggarakan untuk anak-anak karyawan yang diundang ke tempat kerja orang tuanya agar dapat melihat bagaimana sebenarnya dunia kerja.

Acara ini juga bisa diikuti dengan berbagai games berdasarkan usia anak. Acara seperti Children Party dan Children-@work bisa diserahkan kepada para sekretaris misalnya sebagai komite. Sehingga pada saat yang sama bisa dianggap sebagai program pengembangan bagi para sekretaris.

Beban Kerja

Sebagai salah satu tugas para manajer adalah mengawasi keseimbangan beban kerja para karyawannya. Analisis mengenai hal ini bisa melalui survei karyawan, atau wawancara dengan karyawan oleh manajernya masing-masing. Keseimbangan beban kerja sangat mempengaruhi kondisi moral karyawan.

Beban kerja yang terpantau dapat meningkatkan kinerja perusahaan. Tugas menajemen untuk mencari solusi menyeluruh apabils ada kendala yang jelas. Semuanya ini harus dipertimbangkan mengingat proses kerja secara keseluruhan jangan sampai terganggu.

Berikut ini kemungkinan penyelesaiannya: Apakah ada proses bisnis yang dapat disederhanakan atau dimekanisasi? Apakah ada aplikasi software yang bisa digunakan untuk membantu situasi ini? Mata rantai proses yang disederhanakan? Apakah perlu menambah staf? Apakah perlu reorganisasi? Apakah ada pendidikan khusus yang harus diberikan kepada staf untuk meningkatkan produktivitas?

Kualitas hubungan antar karyawan

Komunikasi antara atasan dan bawahan serta open door policy sangat besar artinya bagi kesehatan moral karyawan. Tetapi hal ini sangat tergantung dari sikap para eksekutif di perusahaan tersebut. Ada beberapa saluran komunikasi yang bisa dilakukan untuk menyikapi hal ini, misalnya: dari level yang paling kecil, yaitu unit meeting seminggu sekali. Hal ini selain bisa digunakan sebagai sarana untuk memantau kemajuan pekerjaan, sekaligus sebagai media komunikasi antar karyawan dan manajer bisa ada uneg-uneg yang perlu disampaikan.

One-on-One, pertemuan karyawan dengan manajemen untuk isu yang sangat sensitif. Karyawan seyogyanya diperbolehkan untuk meminta pertemuan dengan top manajemen bila dirasa perlu, biasa disebut dengan Executive Interview. Pimpinan perusahaan melakukan Coffee Session dengan karyawan dari berbagai divisi. Hal ini perlu dilakukan untuk melihat apakah ada isu antar departemen yang perlu disikapi. Program ini harus dikelola oleh HRD, karena apapun hasil diskusinya akan dibawakan di rapat bulanan para manajer.

President Director Memo bisa dikirimkan kepada karyawan secara periodik untuk menginformasikan berbagai policy perusahaan stau tentang hasil kinerja perusahaan secara menyeluruh.

Bulletin board yang bisa dikelola oleh Communication Department bisa menampung berbagai kegiatan perusahaan dengan foto-foto yang straktif untuk membangkitkan semangat kerja. Disini juga bisa dipasang misalnya karyawan berprestasi, penerima special award atau best sales person, misalnya.

Intranet perusahaan yang dapat memberikan informasi yang sangat luas bagi karyawan, mulai dari peraturan perusahaan, konsultasi melalui chatting dengan HRD. Intranet perusahaan biasanya dikelola oleh IT Department yang bekerjasama dengan Coinms department.

Pada sisi religious, sangatlah baik untuk memberikan kesempatan karyawan untuk melakukan ibadah menurut agama mereka masing-masing, dengan cara menyediakan sarana ibadah seperti ruang sholat untuk muslim dan kegiatan misa setiap minggu untuk mereka yang beragama Kristen. Acara tahunan seperti Buka Puasa Bersama atau Halal Bihalal serta Acara Natal akan mendekatkan hubungan antarkaryawan maupun karyawan dengan atasan yang sifatnya sosial, jadi bukan melulu urusan pekerjaan.

Work Style

Bila kita hidup dan bekerja di Jakarta atau di kota-kota besar lainnya, maka pulang pergi dari rumah ke kantor saja sudah memberikan stress tersendiri. Ini disebabkan karena semua kegiatan perusahaan harus dilakukan di kantor. Dengan memberikan fleksibilitas kepada para karyawan untuk dapat bekerja dari rumah maka hal itu secara signifikan akan mengurangi stress para karyawan.

Tentu saja policy ini mempunyai beberapa konsekuensi, tetapi di era internet sekarang ini, pola bekerja dari remote area sudah sangat umum. Gaya bekerja seperti ini disebut mobile working yaitu karyawan dibolehkan bekerja dari remote location, bisa dari rumah, airport, dari lokasi pelanggan dan lain sebagainya. Sebagai dukungan, perusahaan menyediakan notebook bagi setiap karyawan yang eligible, dan sambungan telpon dari rumah ke kantor untuk akses internet 24 jam.

Perubahan gaya bekerja ini juga ditunjang kemajuan teknologi telepon genggam yang sudah bisa mengakses internet dan email. Kecepatan penyampaian pesan sangat bergantung dari peralatan tersebut. Proses pendukung juga perlu disiapkan, misalnya setiap karyawan yang sedang bekerja dari luar kantor, telpon kantomya harus di-forward ke telepon genggam sehingga tidak ada pesan telepon yang meleset. Kedisiplinan karyawan untuk merepon email juga harus diperhatikan.

Pola bekerja seperti ini selain bisa membantu karyawan menyeimbangkan kehidupan mereka, di sisi lain juga bisa menghasilkan penghematan. Ini karena perusahaan tidak harus menyediakan perabotan kantor sejumlah karyawannya, jadi cukup misalnya 1 set perangkat untuk 3 karyawan. Ini juga artinya menghemat sewa ruang kantor. Dari sisi lain, manajer juga harus membiasakan diri tidak bertemu muka dengan staff melainkan hanya secara virtual. Kinerja staff dilihat dari hasil akhir tugasnya. Memang gaya ini membutuhkan tingkat kepercayaan yang tinggi dan kredibilitas karyawan sangat dituntut.

Semua elemen tadi menumbuhkan keseimbangan hidup karyawan antara kerja dan kehidupan pribadi atau sosial. Tetapi alangkah baiknya bila semua itu tadi mempunyai ukuran sukses yang jelas, sehingga mudah dievaluasi.